Dịch thuật công chứng là gì?

Dịch thuật công chứng là cách gọi phổ biến của dịch vụ dịch giấy tờ, tài liệu từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, sau đó thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký của người dịch theo quy định pháp luật.

Từ ngày 01/07/2025, theo Luật Công chứng 2024, pháp luật không còn quy định thủ tục “công chứng bản dịch” theo cách trước đây. Đối với bản dịch phát sinh từ thời điểm này, thủ tục pháp lý được thực hiện theo hình thức chứng thực chữ ký người dịch.

Điều này có nghĩa là người dịch chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung bản dịch, còn cơ quan hoặc người có thẩm quyền chứng thực xác nhận chữ ký trên bản dịch là chữ ký của người dịch theo quy định. Vì vậy, thuật ngữ “dịch thuật công chứng” vẫn được sử dụng rộng rãi trong thực tế, nhưng tên gọi chính xác về mặt pháp lý hiện nay là dịch thuật và chứng thực chữ ký người dịch.

Bản dịch có chứng thực thường được sử dụng trong hồ sơ visa, du học, định cư, kết hôn, khai sinh, lao động, xin việc, đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đầu tư, đấu thầu, hợp đồng, thủ tục hành chính và nhiều giao dịch có yếu tố nước ngoài.

Khi nào cần dịch thuật công chứng?

Dịch thuật công chứng thường được yêu cầu khi giấy tờ được lập bằng một ngôn ngữ nhưng cần sử dụng tại cơ quan, tổ chức sử dụng ngôn ngữ khác.

Ví dụ, khách hàng có thể cần dịch và chứng thực hộ chiếu, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, căn cước, bằng tốt nghiệp, bảng điểm, lý lịch tư pháp, giấy xác nhận kinh nghiệm, hồ sơ lao động, đăng ký kinh doanh, điều lệ doanh nghiệp, báo cáo tài chính, hợp đồng hoặc các tài liệu phục vụ hồ sơ visa và thủ tục quốc tế.

Tùy từng quốc gia và cơ quan tiếp nhận, ngoài bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch, tài liệu có thể phải thực hiện thêm các thủ tục như chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự. Vì vậy, trước khi dịch, nên xác định rõ tài liệu sẽ nộp tại đâu và cơ quan tiếp nhận yêu cầu hình thức bản dịch như thế nào.

Dịch thuật công chứng ở đâu?

Theo quy định hiện hành, việc chứng thực chữ ký của người dịch có thể được thực hiện tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo pháp luật về chứng thực, trong đó có Ủy ban nhân dân cấp xã và tổ chức hành nghề công chứng. Đối với trường hợp thực hiện ở nước ngoài, cơ quan đại diện của Việt Nam thực hiện theo thẩm quyền được pháp luật quy định.

Khách hàng sử dụng dịch vụ tại Dịch thuật Tân Việt không cần tự thực hiện riêng từng công đoạn. Tân Việt tiếp nhận tài liệu, kiểm tra yêu cầu sử dụng, lựa chọn biên dịch viên phù hợp, dịch và hiệu đính tài liệu, chuẩn bị hồ sơ cần thiết cho việc chứng thực chữ ký người dịch và bàn giao bản hoàn chỉnh cho khách hàng.

Đối với hồ sơ cần sử dụng gấp hoặc có yêu cầu đặc biệt từ đại sứ quán, cơ quan nhà nước, trường học, doanh nghiệp hoặc đối tác nước ngoài, khách hàng nên cung cấp yêu cầu của nơi tiếp nhận ngay từ đầu để được tư vấn hình thức xử lý phù hợp.

Căn cứ pháp lý về dịch thuật và chứng thực bản dịch hiện nay

Hoạt động thường được gọi là “dịch thuật công chứng” hiện nay được điều chỉnh chủ yếu bởi Luật Công chứng số 46/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, và pháp luật về chứng thực.

Quy định trực tiếp về chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi các văn bản pháp luật mới, đáng chú ý gồm Nghị định 07/2025/NĐ-CP, Nghị định 280/2025/NĐ-CP và Nghị định 18/2026/NĐ-CP. Nội dung hiện hành của các quy định này đã được Bộ Tư pháp hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 753/VBHN-BTP ngày 04/02/2026.

Ngoài ra, Thông tư 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp hiện vẫn còn hiệu lực và quy định chi tiết, hướng dẫn một số nội dung liên quan đến hoạt động chứng thực, bao gồm chứng thực chữ ký người dịch và cộng tác viên dịch thuật.

Một thay đổi quan trọng khách hàng cần lưu ý là từ ngày 01/07/2025, bản dịch mới không còn được thực hiện theo cơ chế “công chứng bản dịch” của Luật Công chứng 2014. Công chứng viên hiện thực hiện chứng thực chữ ký người dịch theo pháp luật về chứng thực. Những bản dịch đã được công chứng trước ngày 01/07/2025 tiếp tục có giá trị sử dụng theo quy định chuyển tiếp của Luật Công chứng 2024.

Ai được dịch tài liệu để chứng thực?

Người dịch sử dụng bản dịch để thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký phải đáp ứng các điều kiện theo pháp luật về chứng thực.

Đối với các ngôn ngữ thông dụng, người dịch phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và đáp ứng yêu cầu về trình độ ngoại ngữ hoặc trình độ đào tạo liên quan đến ngôn ngữ cần dịch theo quy định.

Đối với một số ngôn ngữ không phổ biến, pháp luật có quy định riêng về việc chứng minh khả năng sử dụng ngôn ngữ và trách nhiệm của người dịch.

Người dịch là cộng tác viên của cơ quan hoặc tổ chức thực hiện chứng thực phải thực hiện việc đăng ký chữ ký mẫu theo quy định. Khi chứng thực, chữ ký trên bản dịch được đối chiếu với chữ ký mẫu đã đăng ký; trường hợp cần thiết, người thực hiện chứng thực có thể yêu cầu người dịch ký trực tiếp trước mặt.

Quan trọng nhất, người dịch phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung bản dịch. Vì vậy, với các hồ sơ chuyên ngành như pháp lý, tài chính, kỹ thuật, y tế, đầu tư hoặc đấu thầu, việc lựa chọn biên dịch viên có chuyên môn phù hợp có ý nghĩa rất lớn đối với chất lượng và khả năng sử dụng của tài liệu.

Quy trình dịch thuật công chứng tại Tân Việt

Để hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, Tân Việt thực hiện dịch thuật công chứng theo quy trình:

1. Tiếp nhận và kiểm tra tài liệu: Khách hàng gửi bản scan, ảnh chụp hoặc bản gốc để kiểm tra ngôn ngữ, số lượng trang, tình trạng tài liệu và yêu cầu của nơi tiếp nhận.

2. Tư vấn hình thức xử lý và báo giá: Tân Việt xác định tài liệu cần dịch, hình thức chứng thực phù hợp, thời gian thực hiện và các thủ tục bổ sung nếu có.

3. Dịch thuật và trình bày bản dịch: Tài liệu được chuyển cho biên dịch viên phù hợp với ngôn ngữ và lĩnh vực chuyên môn. Bản dịch được trình bày rõ ràng, bám sát cấu trúc của tài liệu nguồn.

4. Kiểm tra và hiệu đính: Nội dung được rà soát tên riêng, ngày tháng, số liệu, thuật ngữ chuyên ngành và tính thống nhất giữa tài liệu gốc với bản dịch trước khi thực hiện thủ tục chứng thực.

5. Chứng thực chữ ký người dịch: Hồ sơ được thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký người dịch tại cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền theo quy định hiện hành.

6. Bàn giao hồ sơ: Khách hàng nhận bản hoàn chỉnh trực tiếp hoặc thông qua hình thức giao nhận đã thỏa thuận.

Hồ sơ nào có thể không đủ điều kiện chứng thực?

Không phải mọi giấy tờ đều có thể dịch và thực hiện chứng thực chữ ký người dịch.

Các tài liệu bị tẩy xóa hoặc sửa chữa không hợp lệ; tài liệu hư hỏng, cũ nát đến mức không xác định được nội dung; giấy tờ thuộc diện mật hoặc được ghi rõ không được dịch; tài liệu có nội dung thuộc trường hợp pháp luật không cho phép chứng thực; hoặc một số giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp nhưng chưa hoàn thành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự trong trường hợp pháp luật yêu cầu có thể không đủ điều kiện để thực hiện chứng thực.

Do đó, với hồ sơ nước ngoài, hồ sơ cũ, tài liệu có dấu sửa chữa hoặc giấy tờ có tình trạng pháp lý đặc biệt, khách hàng nên gửi tài liệu để kiểm tra trước khi tiến hành dịch.

Dịch thuật công chứng mất bao lâu?

Thời gian hoàn thành phụ thuộc vào ngôn ngữ, số lượng tài liệu, độ khó của nội dung, tình trạng bản gốc và yêu cầu chứng thực.

Theo quy định về chứng thực, việc chứng thực chữ ký người dịch về nguyên tắc được thực hiện trong ngày tiếp nhận yêu cầu hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu hồ sơ được tiếp nhận sau thời điểm theo quy định; trong một số trường hợp thời gian có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận hoặc do đặc điểm của hồ sơ.

Đối với dịch vụ trọn gói, tổng thời gian còn bao gồm thời gian dịch thuật, hiệu đính, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện chứng thực. Những tài liệu ngắn, ngôn ngữ phổ biến và hồ sơ đầy đủ thường có thể xử lý nhanh hơn các bộ hồ sơ chuyên ngành hoặc có số lượng lớn.

Chi phí dịch thuật công chứng được tính như thế nào?

Chi phí của một hồ sơ thường gồm chi phí dịch thuật và chi phí liên quan đến việc chứng thực. Giá dịch thuật phụ thuộc vào ngôn ngữ, số lượng, độ khó, chuyên ngành và thời gian khách hàng yêu cầu hoàn thành.

Đối với hồ sơ cần xử lý gấp, tài liệu chuyên ngành, ngôn ngữ hiếm hoặc có thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, chi phí có thể khác so với hồ sơ thông thường.

Để báo giá chính xác, khách hàng nên gửi trước bản scan hoặc hình ảnh rõ nét của toàn bộ tài liệu và cho biết mục đích sử dụng, quốc gia hoặc cơ quan sẽ tiếp nhận hồ sơ.

Dịch thuật công chứng tại Tân Việt

Với các hồ sơ hành chính và pháp lý, điều quan trọng không chỉ là dịch đúng từ ngữ mà còn phải đảm bảo họ tên, số giấy tờ, ngày tháng, chức danh, con dấu, thuật ngữ và hình thức trình bày được kiểm tra cẩn thận trước khi bàn giao.

Dịch thuật Tân Việt tiếp nhận các hồ sơ dịch thuật và chứng thực từ tài liệu cá nhân đến hồ sơ doanh nghiệp, hồ sơ du học, visa, lao động, đầu tư, đấu thầu và các tài liệu chuyên ngành.

Khách hàng có thể gửi trước bản scan hoặc ảnh chụp tài liệu để được kiểm tra ngôn ngữ, yêu cầu chứng thực, thời gian thực hiện và chi phí dự kiến trước khi tiến hành.

Lưu ý: Yêu cầu về hình thức bản dịch có thể khác nhau giữa từng cơ quan, quốc gia và từng loại thủ tục. Việc một hồ sơ được cơ quan tiếp nhận chấp thuận còn phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của cơ quan đó. Vì vậy, nếu đã có hướng dẫn hoặc checklist hồ sơ từ đại sứ quán, trường học, cơ quan nhà nước hoặc đối tác, khách hàng nên cung cấp ngay từ đầu để bản dịch được xử lý đúng yêu cầu.